Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Lapland Hotels Arena Oy (Y-tunnus: 2839218-4)
Käyntiosoite: Ratapihankatu 54, 33100 Tampere, Suomi
Puhelinvaihde: +358 3 383 0500
Sähköposti: [email protected] / [email protected]

2. Tietosuojavastaava ja valvontayhteys

Hotellimme tietosuojavastaava valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta sekä toimii yhteyshenkilönä rekisteröityjen ja valvontaviranomaisen välillä. Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä suoraan tietosuojatiimiimme: [email protected] tai postitse osoitteeseen: Lapland Hotels Arena, Tietosuojavastaava, Ratapihankatu 54, 33100 Tampere.

3. Sovellettava lainsäädäntö ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR), Suomen tietosuojalain (1050/2018), majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain (308/2006) sekä arpajaislain (1047/2001) mukaisesti. Käsittelyn oikeusperusteita ovat:

• Sopimuksen täytäntöönpano: Huonevarausten, ravintolapalveluiden ja lisäpalveluiden tuottaminen ja laskutus.
• Lakisääteinen velvoite: Majoituslain edellyttämä matkustajailmoitusvelvollisuus ja kirjanpitolain vaatimukset.
• Oikeutettu etu: Asiakassuhteen hoitaminen, palveluiden laadunvarmistus ja tilojen turvallisuusvalvonta.
• Suostumus: Uutiskirjeiden ja personoitujen etujen toimittaminen asiakkaan luvalla.

4. Kerättävät henkilötietoryhmät

Keräämme ainoastaan palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:

• Yksilöinti- ja yhteystiedot: Etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, kansalaisuus ja asuinmaa.
• Varaustiedot: Saapumis- ja lähtöpäivämäärät, valittu huoneluokka, vieraiden lukumäärä ja erityistoiveet.
• Maksutiedot: Maksutapa, transaktiotunnisteet ja laskutusosoite. Luottokorttitiedot käsitellään suojatun PCI-DSS-sertifioidun maksukumppanin toimesta.

5. Majoituspalveluiden ja varausjärjestelmän tietojenkäsittely

Huonevarauksia varten kerättyjä tietoja käytetään varausvahvistusten lähettämiseen, huonejakojen optimointiin, saapuvien vieraiden toiveiden täyttämiseen ja asiakaspalvelun sujuvoittamiseen. Tietojen antaminen on edellytys majoitussopimuksen syntymiselle.

6. Lakisääteinen matkustajakorttirekisteri

Suomen majoituslain (308/2006) velvoittamana jokaisen vieraamme on täytettävä virallinen matkustajailmoitus saapumisen yhteydessä. Tiedot sisältävät henkilötiedot, kansalaisuuden, passin tai henkilökortin numeron sekä matkustusmaan. Matkustajakortteja säilytetään lain määräämä yksi (1) vuosi, minkä jälkeen ne hävitetään tietoturvallisesti.

7. Kasinohuoneen ja pelisalin tunnistetiedot (K-18)

Kasinohuoneemme ja peliautomaattisalimme toiminnassa noudatetaan tarkoin Suomen arpajaislakia ja vastuullisen pelaamisen määräyksiä. Kaikilta tiloihin saapuvilta tarkistetaan voimassa oleva henkilötodistus täysi-ikäisyyden (K-18) varmistamiseksi ja vapaaehtoisten peliestojen noudattamiseksi. Tunnistustietoja ei käytetä markkinointitarkoituksiin.

8. Ravintola- ja kokouspalveluiden tietojenkäsittely

Saivo Kitchen & Barin pöytävarauksissa ja kokousosaston tapahtumavarauksissa käsitellään yhteyshenkilön tietoja, henkilömäärää ja mahdollisia asiakkaan vapaaehtoisesti ilmoittamia erikoisruokavalioita tai allergiatietoja. Allergiatiedot käsitellään vain turvallisen tarjoilun varmistamiseksi ja poistetaan tapahtuman jälkeen.

9. Kameravalvonta ja kiinteistöturvallisuus

Hotellin aulatiloissa, käytävillä, hisseissä, pysäköintitiloissa ja kasinosalin sisäänkäynneillä on käytössä ympärivuorokautinen tallentava kameravalvonta. Valvonnan tarkoituksena on asiakkaiden, henkilökunnan ja omaisuuden turvaaminen sekä vahinkojen ja rikosten ennaltaehkäisy ja selvittäminen. Tallenteita säilytetään salatuilla palvelimilla enintään 30 vuorokautta.

10. Säännölliset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään verkkosivustomme varauslomakkeen, puhelinkeskustelujen, sähköpostiviestinnän tai vastaanotossa asioinnin kautta. Lisäksi tietoja voidaan vastaanottaa virallisilta varausvälittäjiltä ja matkatoimistoilta, joiden kautta asiakas on varannut majoituksen meiltä.

11. Tietojen luovutukset ja alihankkijat

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille kaupallisiin tarkoituksiin. Tietoja luovutetaan ainoastaan tarkoin valituille sopimuskumppaneille (kuten IT-järjestelmätoimittajat, maksulaitokset ja kiinteistöturvallisuusyhtiö), joiden kanssa on solmittu GDPR:n mukaiset tietojenkäsittelysopimukset (DPA). Viranomaisille (kuten poliisi ja verohallinto) tietoja luovutetaan vain lain nimenomaisen velvoitteen nojalla.

12. Tietojen siirto EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle

Kaikki hotellimme keskeiset tietojärjestelmät ja palvelimet sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen (ETA) sisällä. Mikäli jokin tekninen alihankkija toimii osittain EU/ETA-alueen ulkopuolella, tiedonsiirrossa käytetään Euroopan komission vahvistamia mallisopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses) ja asianmukaisia teknisiä lisäsuojatoimia.

13. Henkilötietojen säilytysajat ja tuhoaminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Varaus- ja asiakastiedot: Säilytetään aktiivisen asiakassuhteen ajan ja tarpeelliselta osin mahdollisia reklamaatioaikoja varten (2 vuotta).
• Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: Suomen kirjanpitolain edellyttämä 6 vuotta tilikauden päättymisestä.
• Matkustajailmoitukset: Tarkalleen yksi (1) vuosi majoitusvuorokaudesta.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön nojalla sinulla on seuraavat oikeudet omiin tietoihisi:

• Tarkastusoikeus: Oikeus saada vahvistus tietojen käsittelystä ja pyytää kopio henkilötiedoistasi.
• Oikaisuoikeus: Oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Poisto-oikeus ("oikeus tulla unohdetuksi"): Oikeus pyytää tietojesi poistamista siltä osin kuin lakisääteiset säilytysvelvoitteet eivät edellytä niiden säilyttämistä.
• Käsittelyn rajoittaminen ja vastustamisoikeus: Oikeus vastustaa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista tilanteissa, joissa tiedoissa on epäselvyyksiä.

15. Oikeus valittaa viranomaiselle ja selosteen muutokset

Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto (Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, www.tietosuoja.fi). Pidätämme oikeuden päivittää tätä selostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa.